「あの・・アレなんだっけ・・・」
「それとってくれるかな？」
「ほら、例のやつなんだけど・・・」
家庭や友達となら、「あの」「それ」「ほら」といった曖昧な言葉かけや、主語抜きでも許されますが、ビジネスシーンでは主語がないと人にうまく説明することができません。
ビジネスでは人それぞれ別の役割を持っています。
今までなにか別の仕事をしている他人に対し、主語なく話すと「何を話しているのか」理解できないのは当然です。
どんな場合も明瞭簡潔に相手に伝えなければ、仕事がスムーズに運びません。
ビジネスシーンでの説明の仕方は、基本的に結論を先に、続いてその根拠を説明することで、聞き手にうまく理解させることができます。
具体的に相手にうまく説明できる方法についてお伝えしていきましょう。
それでは参ります。
説明下手は病気なの？発達障害なの？
説明下手な人は自分の中で、要点が整理できていないだけなので、病気でも何でもありません。
発達障害の人は、人の話がすぐ理解できない傾向にあり、 自分の意見をまとめて他人に伝えることが苦手なので、専門の医療機関で治療を進める必要があります。
相手の話が理解できているのにうまく説明できないのは、単なる説明下手なので、練習をすることで治すことができます。
説明下手になる原因とは
説明下手な理由としては、結論が不明確であることです。
最終的な結論が無かったり曖昧だったりすると、「それで、結局どういうことなの？」と相手が戸惑ってしまいます。
話が長すぎていませんか？
説明下手な人の特徴は、話がムダに長く、うまく要点が伝わらないことが多いです。正確に伝えたいという気持ちが強く、すべて思っていることや知っていることを伝えてしまうことが、返って相手を混乱させてしまいます。
全部を説明するのではなく要点をまとめて伝え、聞き手が分からない事は質問で受け付けるといった方法を使いましょう。
伝えたいことをよく理解できていますか？
インプットの時点で自分なりに解釈をしてしまうと、物事を正確に理解していないため、あやふやな説明になってしまいます。
話をする前に自分の中でいったん整理しておきましょう。
聞き手と同じ目線に立って話してますか？プライドは捨て目的（相手に伝えること）を意識して話しましょう。
プライドが高く、持論が正しいとの思い込みで説明をすると、相手の理解が得られません。
目的は「俺かしこいだろ？」「俺の考えすごいだろ！」とあなたの凄さを認めてもらうために話す訳ではありませんよね。
聞き手と同じ目線に立ち、プライドは捨てて目的だけに意識をおいて話すようにしましょう。
声が小さかったり、主語が抜けていたりしませんか？
ボソボソとした話し方や小さい声だと聴きとりにくく、自信がなさそうに思えます。
また、主語が抜けていると、何の話をしているのか分からず、コミュニケーションが取りにくくなってしまいます。
あなたは話者なので主語が無くても何について話しているかわかりますが、聞き手はエスパーでも無い限り主語が何か伝えなければ理解することは不可能です。
必ず相手に何について話しているのか、主語を入れて話すようにしましょう。
考える前に言葉が出ていませんか？
頭の中で整理せずに説明を始めると、支離滅裂になってしまう傾向があります。
間が気になるという人もいますが、会話の場面において大事なのは間よりも言葉を整理して伝えること。
話す前に一呼吸をおき、何について話すのか整理しましょう。
話が脱線していませんか？
話好きな人は、説明中にも話が脱線してしまうことがあります。
会話中の質問から脱線してしまい、何を伝えたかったのか忘れてしまい会話がムダになるということも。
聞き手からすると、よけいな情報が入ったり伝えたいことが明確になっていないと混乱するだけです。
何を伝えたいのか必ず事前に考えておくようにしましょう。
メモに要点をまとめておくのも手です。
説明下手を克服する方法5つ
- 目的や伝えたいことをあらかじめ紙に書いておき、何度も見て理解しておくと自分の中で消化できます。
- 書いた内容の重要な点や、伝えたいことから順に話しましょう。
- 結論を伝えた後に、理由や補足を説明していくと、相手は理解しやすいようです。
- 一度に説明してしまおうと思わずに、まず、始めに要点だけを伝えて、質問されたときに理由を伝えるようにしましょう。
- 時には、ジェスチャーや体で表現するのもよいでしょう。
仕事時や面接に使える説明テンプレートを作ってみましょう。
以下のようなパターンを作っておくことで、相手に理解してもらいやすくなります。
- 目的
- 理由
- 課題や問題
- 結論
- 締め
たとえば、営業で家庭用の「ふくらはぎのマッサージ機」の販売が目的なら、理由は「ふくらはぎは第二の心臓と言われるくらい大事」なので、多くの人に健康になってほしいからですよね。
課題や問題は、「訪問販売は避けたい」が、マッサージ機を「体験してほしい」ことです。
結論は、ジムなどと契約して1週間くらい常駐し、「マッサージ機の説明をおこない、体験をしてもらう」です。
このようにテンプレートにもとづいて説明すると、上司の理解も得やすくなります。
上司や先輩、部下に何かを相談するとき
誰かに何かを相談するときも、なるべく単刀直入に話した方が、確実に話が伝わりやすいようです。
前述のテンプレートに加えて、下記も同じように順序立てて考えていきましょう。
上司や先輩に仕事について相談する場合
- 目的を話す。
- 結論に関する相談をする。
- 自分が思っている考えを話す。
- 上司や先輩ががどう思っているか意見を聞く。
部下や後輩に相談する場合
- 目的を話す。
- 結論を伝える。
- 目的の重要性を説明する。
- 理由や補足を伝える。
- 具体的に何をしてもらいたいかを伝える。
上司や部下に仕事について相談したり説明する場合も、テンプレートにそって順序よく説明することで話がわかりやすくなり、理解される・決裁がおりる・承認を得られる・協力を得やすくなります。
営業などで他社を訪問するときも、いくつかのパターンを応用しながら話を進めていくと、スムーズに話が進み、短い時間で効率よく話が進みます。
その上、的確な判断ができる人として、一目置かれるに違いありません。
まとめ
「私は説明下手だから」などと思うことは今後一切やめましょう。
人は同じ行為を1ヵ月間続けると、それが習慣になります。
ネガティブな考え方を捨て、前向きに自分をコントロールすると、「デキル人」に変身できます。
これはどんな人もそうです。
大坂なおみ選手は生まれ持ってテニスがうまいわけではありません。
練習をたくさんしているから上手いんです。
彼女は生活圏が英語なので日本語がうまくありません。
これは普段から日本語を使わないからです。
テンプレートを使って何度も練習しましょう。
失敗したっていいんです。
「この会社で失敗したって自分を雇ってくれる会社はいっぱいある」と思ってどんどん挑戦しましょう。
とは言え、八方美人で話があまりに流暢すぎるのも、信頼関係が築きにくいものなので注意です。
根底は「まず誠実ありき」ですよ！
